Depenses

Enregistrez, categorisez et approuvez les depenses professionnelles. Gardez le controle des depenses grace aux flux d'approbation a plusieurs niveaux et aux rapports detailles.

Premiers pas avec les depenses

1

Configurez les categories de depenses

Allez dans Categories de depenses et cliquez sur "Ajouter une categorie" pour definir des categories telles que Loyer, Transport, Services publics et Fournitures de bureau.

2

Creez une depense

Cliquez sur "Creer une depense", selectionnez une categorie, saisissez le montant, la date et la description, puis telechargez un justificatif si disponible.

3

Soumettez pour approbation

Cliquez sur "Soumettre pour approbation" pour envoyer la depense a travers le flux d'approbation : approbation du responsable, puis approbation finance.

4

Consultez les rapports de depenses

Utilisez les Rapports de depenses pour analyser les depenses par categorie, departement ou periode.

Fonctionnalites cles

Suivi des depenses

Enregistrez chaque depense professionnelle avec la categorie, le montant, la date, le fournisseur et le mode de paiement pour une visibilite complete.

Categories de depenses

Organisez les depenses en categories personnalisables en utilisant le bouton "Ajouter une categorie" pour un meilleur reporting et un meilleur controle budgetaire.

Approbation a plusieurs niveaux

Les depenses suivent un flux structure : Brouillon, Soumise, Approuvee (par le responsable), Approbation Finance, puis Payee. Chaque etape a son propre bouton d'action.

Telechargement de justificatifs

Joignez des photos ou des copies scannees de justificatifs aux enregistrements de depenses pour la documentation et la conformite aux audits.

Depenses recurrentes

Configurez des depenses recurrentes comme le loyer ou les abonnements pour qu'elles soient automatiquement creees selon un calendrier.

Rapports de depenses

Generez des rapports detailles par categorie, employe, departement ou periode pour analyser et controler les depenses.

Guides pratiques

Creer une depense
Allez dans Depenses et cliquez sur "Creer une depense" (le bouton rouge). Selectionnez la categorie, saisissez le montant et la date, choisissez le mode de paiement et ajoutez une description. Telechargez une image du justificatif si vous en avez un. Cliquez sur "Enregistrer" pour saisir la depense en tant que brouillon.
Soumettre pour approbation
Apres avoir cree une depense, cliquez sur "Soumettre pour approbation". La depense passe du statut Brouillon a Soumise et est acheminee vers l'approbateur designe. Une fois que le responsable l'approuve, elle est transmise a un approbateur finance pour la validation finale avant que le paiement puisse etre enregistre.
Approuver une depense
En tant que responsable, examinez les depenses soumises et cliquez sur "Approuver" ou "Rejeter". Ajoutez un commentaire lors du rejet pour expliquer ce qui doit etre corrige. Apres l'approbation du responsable, un utilisateur finance effectue l'"Approbation Finance" comme etape finale. La depense peut ensuite etre marquee comme payee en utilisant "Enregistrer le paiement".
Telecharger un justificatif
Ouvrez l'enregistrement de la depense et cliquez sur l'icone de piece jointe. Selectionnez la photo ou le scan du justificatif depuis votre appareil. Les formats pris en charge incluent JPG, PNG et PDF. Le justificatif sera conserve avec la depense pour reference future.

Conseils et bonnes pratiques

  • Enregistrez les depenses au fur et a mesure plutot que de les regrouper en fin de mois. Cela ameliore la precision et evite les oublis.
  • Joignez toujours les justificatifs aux depenses. Cela simplifie l'audit et aide a resoudre les litiges avec les fournisseurs.
  • Consultez les rapports de depenses mensuellement pour identifier les tendances de depenses et les opportunites de reduction des couts.

Questions frequemment posees

Qui peut approuver les depenses ?
Les depenses passent par deux niveaux d'approbation. D'abord, un responsable disposant de la permission d'approbation examine et approuve. Ensuite, un utilisateur finance effectue l'"Approbation Finance" comme verification finale avant le paiement.
Puis-je modifier une depense apres son approbation ?
Les depenses approuvees ne peuvent pas etre modifiees directement. Si une correction est necessaire, la depense peut etre annulee en utilisant le bouton "Annuler la depense" et une nouvelle peut etre creee avec les details corrects.
Quel est le flux de travail des depenses ?
Les depenses suivent un flux structure : Brouillon (vient d'etre creee) -> Soumise (envoyee pour examen) -> Approuvee (approuvee par le responsable) -> Approbation Finance (approuvee par l'equipe finance) -> Payee (paiement enregistre). A tout moment, une depense peut etre rejetee ou annulee.